魔法陣会計クラウドで、電子帳簿保存の設定をしていないのに、勘定科目の変更履歴などが残っているのに気づくことがあります。
設定していないのに記録されていると、不具合かと思いますね。
結論
不具合ではありません。マスタの変更履歴と、翌期3か月分の仕訳の履歴は、電子帳簿保存の設定に関係なく自動で保存されます。
履歴が残っているからといって、「優良な電子帳簿保存」になっているわけではありません。
公式Q&Aの回答
公式Q&Aでは、次のように案内されています。
- 電子帳簿保存の設定をしていなくても、マスタデータ(勘定科目、補助科目、部門の変更履歴)と、翌期3か月分の仕訳の履歴は自動的に保存される
- これらの履歴を常に持っておくことで、次の年度から優良な電子帳簿保存に対応する場合でも、翌期3か月分の履歴を引き継いで円滑に始められる
自動で残る2種類の履歴
| 種類 | 中身 |
|---|---|
| マスタデータの変更履歴 | 勘定科目・補助科目・部門を変更した履歴 |
| 仕訳の履歴 | 翌期3か月分の仕訳の履歴 |
「翌期3か月分」とは
会計クラウドでは、年度繰越をする前でも、翌期の最初の3か月分の仕訳を入力できます。入力した仕訳は、年度繰越のときに繰越後の会計期間へ移ります。
決算が終わるまで年度繰越を待ちながら、翌期の記帳を先に進められる仕組みです。
残っている履歴は、[設定]>[訂正削除履歴]の画面で確かめられます。優良な電子帳簿保存にしていないデータでは、当期の仕訳履歴は見られませんが、翌期3か月分の仕訳履歴はいつでも見られると表示されます。画面には、勘定科目・補助科目・部門の履歴を切り替えるボタンもあります。
なぜ設定していなくても残すのか
「優良な電子帳簿保存」は、期首から要件どおりに保存していることが前提なので、期の途中からは設定できず、年度繰越のときに切り替えます。
ところが、繰越の前に翌期3か月分の仕訳を入力していると、その分の履歴がなければ、翌期を期首から優良な電子帳簿として始められません。
そこで会計クラウドは、設定の有無にかかわらず履歴を残しておき、繰越のときに優良な電子帳簿保存へ切り替えても、翌期の期首からの履歴がそろうようにしています。
履歴が残っていても「優良」にはなっていない
自動で残る履歴は、あくまで切り替えに備えたものです。優良な電子帳簿保存にするには、新しい事業者データを作るときか年度繰越のときに設定を入れ、さらに過少申告加算税の軽減を受けるなら税務署への届出も必要です。
なお、残った履歴を削除する方法は、公式Q&Aには書かれていません。
まとめ
- 電子帳簿保存の設定をしていなくても、マスタの変更履歴と翌期3か月分の仕訳の履歴は自動で残る
- 不具合ではなく、翌期から優良な電子帳簿保存に切り替えるときに備えたもの
- 履歴が残っていても、優良な電子帳簿保存になっているわけではない
