魔法陣会計クラウドは、会計事務所と顧問先、事務所内の担当者どうしで、同じ事業者データを共有できます。
ただ、共有したはずの相手から「事業者データ選択の画面から先に進めない」と言われることがよくあります。原因はほぼ権限の設定です。
結論
共有は、管理IDが一般IDを作り、[データ共有設定]で「メニュー割当」と「データ割当」の両方を設定して完了です。
一般IDは作った直後は権限がすべてオフなので、設定するまで何もできません。一般IDは何人分作っても無料です。
管理IDと一般ID
| ID | できること |
|---|---|
| 管理ID | 一般IDの作成、権限の設定、データプランの申し込み |
| 一般ID | 管理IDから許可されたメニューと事業者データだけを使える |
一般IDは無料で作れて、何人分作っても料金は変わりません。料金は事業者データの数(データプラン)だけで決まります。
共有の手順
- 管理IDでログインし、トップメニューの[データ共有設定]を開く
- 一般IDを作る
- その一般IDの[メニュー割当]で、使わせたいメニューにチェックを入れて登録する
- 同じく[データ割当]で、見せたい事業者データにチェックを入れて登録する
一般IDの画面には、許可されたメニューと事業者データだけが表示されます。顧問先には自社のデータだけ、入力担当者には入力のメニューだけ、といった分け方ができます。
「事業者データ選択」から先に進めないとき
一般IDでログインして事業者データ選択の画面しか出ないときは、メニューか事業者データの権限が設定されていません。一般IDは作った直後、権限がすべてオフになっています。管理IDの人に、メニュー割当とデータ割当を頼みます。
自分が一般IDかどうかは、画面右上のアカウントのアイコンから確認できます。
新しい機能のメニューが使えないとき
新しくリリースされたメニューは、一般IDでは権限がオフの状態で追加されます。「メニューの操作権限がありません」と出たら、管理IDの人にメニュー割当で許可してもらいます。
仕訳取込アシスタントのように新しく増えたメニューを顧問先に使ってもらうときは、管理ID側で忘れずに許可します。
顧問先と共有するときのコツ
- 金融機関連携のMoneytree IDは、顧問先が自分で作って管理する:ネットバンキングのIDとパスワードを入れるのは顧問先自身にしてもらうのが安全です(公式Q&A No.12034でもそう勧めています)
- 締めた月の仕訳は入力制限をかける:[設定]>[伝票設定]で制限日付を入れると、その日以前の仕訳を追加・編集・削除できなくなります
- データプランの申し込みは管理IDか、購入権限のある一般IDで:購入権限のない一般IDでは申し込めません
公式の「データ共有ガイド」
会員サイトの[資料ダウンロード]に、「魔法陣会計クラウド データ共有ガイド」という資料があります。画面つきの手順は、こちらを見るのが確実です。
まとめ
- データ共有は、管理IDが一般IDを作って権限を設定する
- 権限は「メニュー割当」と「データ割当」の2つ。作った直後はどちらもオフ
- 新しく増えたメニューも、一般IDではオフで追加される
- 一般IDは何人分でも無料
